Tietopalvelu ja arkisto

Ulvilan kaupungin keskusarkisto sijaitsee kaupungintalolla, Loukkurantie 1. Kaupunginarkiston tehtävänä on säilyttää kaupungin toimintayksiköiden pysyvä (arkistoitu) ja määräajan säilytettävä asiakirjallinen tieto.

Kaupunginarkisto vastaa säilyttämiensä asiakirjojen tietopalvelusta ja Ulvilan kaupungin arkistotoimen kehittämisestä ja ohjauksesta osana kaupungin asiakirjahallintoa.

Ulvilan kaupungin keskusarkistossa säilytetään myös kuntaliitoksen myötä Kullaan kunnan asiakirjat ennen vuotta 2005.

Viranomaisasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Asiakirjojen julkisuutta, käyttöä sekä tietojen antamista ja luovuttamista (tietosuoja) rajoittavat julkisuuslain, EU:n ja kansallisen tietosuojalainsäädännön ja erityislakien säädökset.

Asiakirjojen säilyttämisessä, käsittelyssä ja käytössä noudatetaan arkistolainsäädäntöä ja sen nojalla viranomaisasiakirjojen käsittelystä annettuja määräyksiä ja ohjeita.

Asiakirjojen tutkiminen ja käyttö kaupunginarkiston tiloissa on maksutonta. Ennen asiakirjojen tutkimista allekirjoitetaan käyttölupahakemus. Kopioista ja asiakirjojen lunastuksista peritään maksu kaupunginhallituksen päätöksen 2.5.2016 § 88:n mukaisesti. Asiakirjoja ei lainata yksityishenkilöille kaupunginarkiston ulkopuolelle.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen edellyttää erityistoimenpiteitä, siitä voidaan periä hinnaston mukainen maksu.

Ulvilan kaupungin asiakirja- ja tietopalveluhinnasto 1.6.2016 alkaen (kaupunginhallitus 2.5.2016 § 88)

Ulvilan kaupungin arkistoluettelot ennen vuotta 1998 löydät tästä linkistä

Kullaan kunnan aikaiset arkistoluettelot löydät tästä linkistä.

Suomen perustuslain (731/1999) 12.2 §:n mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) on säädetty asiakirjajulkisuudesta. Jokaisella on julkisuuslain nojalla oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Julkisuuslaissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien ja viranomaisten velvollisuuksien tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnassa sekä antaa yksilöille ja yhteisöille mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön ja valvoa oikeuksiaan ja etujaan.

Laissa säädettyä julkisuusperiaatetta sovelletaan viranomaisen asiakirjoihin. Viranomaisen asiakirjalla julkisuuslaissa tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin mmääräytyy Julkisuuslain 11.1 §:n mukaan. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Julkisuuslain 11.2. §:n mukaan asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei ole 1. momentissa tarkoitettua oikeutta mm. asiakirjaan, josta tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua tai  julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liikesalaisuutta koskeviin tietoihin.

Julkisuuslain 13 §:n mukaan pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Mikäli tietopyyntö kohdistuu salaiseen asiakirjalliseen tietoon tai henkilörekisteriin, pyytäjän on esitettävä henkilöllisyytensä, tiedon käyttötarkoitus ja tiedon säilytystavat, mikäli niillä on salausperusteen kannalta merkitystä.

Määräajan säilytettäviin ja arkistoituihin asiakirja-aineistoihin kohdistuvat yksilöidyt vapaamuotoiset Julkisuuslain mukaiset julkisia tai salaisia asioita/asiakirjoja koskevat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan postitse (Ulvilan kaupunginarkisto, PL 77, 28401 Ulvila) tai sähköpostilla Ulvilan kaupungin kirjaamoon: ulvila(at)ulvila.fi. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön asianhallintajärjestelmään ja toimittaa sen oikealle taholle. Ulvilan kaupungin kirjaamo ohjaa tietopyynnöt vastattavaksi asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki 906/2019) tuli voimaan 1.1.2020. Laissa säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa sekä tietojärjestelmien yhteentoimivuuden toteuttamisesta. Yleislakina tiedonhallintalaki sisältää koko julkista hallintoa koskevat säännökset tiedonhallinnan järjestämisestä ja kuvaamisesta, tietovarantojen yhteentoimivuudesta, teknisten rajapintojen ja katseluyhteyksien toteuttamisesta sekä tietoturvallisuuden toteuttamisesta.

Tiedonhallintalaki kohdistuu tietoaineistoihin, jotka koostuvat asiakirjoista tai tiedoista, joista voidaan muodostaa asiakirjoja. Siten sääntely koskee niitä tietoaineistoja ja asiakirjoja, joihin sovelletaan julkisuuslakia. Tiedonhallintalakia sovelletaan yleislakina tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön, kun viranomaiset käsittelevät tietoaineistoja.

Tiedonhallintamalli (Tiedonhallintalaki § 5)

Tiedonhallintayksikössä on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia.

Tästä linkistä löytyy Ulvilan kaupungin tiedonhallintamalli

Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta (Tiedonhallintalaki § 28 )

Asiakasjulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Ulvilan kaupunki on tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Tästä linkistä löytyy selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta Ulvilan kaupungissa.